Tabla De Contenidos

• Introducción
• Coeficiente De Participación
• Junta De Propietarios Acuerdo Obras
• Reparto Derramas Extraordinarias
• Fondo De Reserva Comunidad
• Preguntas Frecuentes
• Conclusión

Introducción

Cuando trabajas para una comunidad de propietarios, el reto no es solo ejecutar la obra: es que todos entiendan por qué pagan lo que pagan y cuándo. ¿Por qué importa? Porque los conflictos y retrasos de cobro nacen de cálculos mal explicados, acuerdos poco claros y documentación incompleta. ¿Cómo lo resuelves? Con una fórmula de reparto transparente, actas bien redactadas y facturas alineadas con la normativa y el acuerdo de la comunidad, todo respaldado por una operativa digital que aguante auditoría.

Dos referencias clave para tu criterio profesional: la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) artículos 9 y 10 sobre obligaciones y obras comunes BOE, y la fiscalidad aplicada a reformas en vivienda habitual (condiciones para tipo reducido del 10% si procede). Además, la presión de costes sigue alta: el INE registró incrementos de materiales y mano de obra sostenidos en 2024 INE, con impacto directo en tus márgenes. La precisión en el reparto y en la facturación no es burocracia; es tu seguro de cobro.

A lo largo de la guía verás pasos prácticos, fórmulas sencillas, errores más comunes y cómo documentarlo todo para que el administrador, el presidente y el vecino “difícil” no frenen tus ingresos. Cuando toque pasar del papel al cobro, herramientas como Donizo te ayudan a preparar presupuestos claros, controlar el IVA correcto y emitir facturas parciales o finales según lo acordado.

Coeficiente De Participación

La base técnica del reparto suele estar en los coeficientes fijados en el título constitutivo. Tu trabajo no es discutirlos, sino aplicarlos con rigor y explicarlos de forma que cualquiera los entienda.

Pasos prácticos para calcular y presentar el reparto:

1. Pide por escrito al administrador el cuadro de porcentajes actualizado y el uso previsto del inmueble (importa para fiscalidad). Verifica que sume 100.
2. Define el presupuesto en partidas comprensibles: mano de obra, materiales, medios auxiliares, protección, gestión de residuos, y margen. Evita “cajones de sastre”.
3. Aplica el porcentaje de cada vecino al coste imputable a la comunidad. Si hay elementos claramente privativos afectados (p. ej., cierre de terrazas particulares), sepáralos como partidas a cargo de propietarios concretos.
4. Documenta en una hoja resumen por vivienda: coste base, impuestos, total. Añade notas de cálculo y fecha de validez.

Errores que veo a menudo:

• Mezclar gastos comunes y privativos en la misma partida: luego es imposible defender el prorrateo.
• Ocultar el cálculo: si no se ve, se cuestiona.
• No dejar constancia de unidades de medida: cuando el precio por metro o por unidad no está, el debate se eterniza.

Atajo operativo: prepara un cuadro de reparto simple con tres columnas: vivienda, porcentaje y total asignado. Entrega ese PDF junto al presupuesto y conserva versión editable. Con Donizo generas el resumen por propietario directamente desde las partidas y evitas rehacer hojas a última hora.

Tabla de escenarios habituales y cómo afrontarlos:

Junta De Propietarios Acuerdo Obras

Sin acuerdo claro, no hay cobro claro. Necesitas un acta que recoja: alcance, presupuesto aceptado, forma de pago, calendario y responsables. Y, sobre todo, que refleje cómo se aprueba el reparto.

Checklist para una aprobación que blinde tu trabajo:

• Objeto de la obra y memoria descriptiva con partidas clave.
• Importe global y desglose por fases o hitos (demolición, estructura, acabados, etc.).
• Calendario: fechas de inicio, hitos de certificación y cierre.
• Condiciones de pago: señales, porcentajes por avance y forma de abono.
• Cuadro de prorrateo anexado al acta y copia de la relación de propietarios.
• Cláusula de modificaciones: cómo se aprueban cambios y quién firma.
• Referencia a licencias o comunicaciones municipales si son necesarias.

Ejemplo real: reforma de portal en Valencia (25 viviendas). Se aprobó un anticipo del 30% para señal, 40% al terminar albañilería y 30% al remate de mármoles e iluminación. El contratista cobró sin fricción porque adjuntó a la convocatoria el presupuesto con anexo de prorrateo y un calendario imprimible. Lo que evitó líos fue un punto del acta que autorizaba al administrador a ordenar pagos conforme a certificaciones firmadas por la dirección de obra.

Consejo experto: pide que el acta incluya quién recibe y valida las certificaciones (presidente, administrador o técnico). Si trabajas con Donizo, podrás emitir presupuestos con anexos listos para la convocatoria, y luego convertir cada hito en factura sin reescribir nada.

CTA práctico (40%): ¿Quieres enviar a la junta un presupuesto con reparto por viviendas listo para votar? Cárgalo una sola vez y genera anexos claros en Donizo.

Reparto Derramas Extraordinarias

Cuando la comunidad no tiene tesorería suficiente, se aprueba una derrama para financiar la obra. Aquí es donde más dudas aparecen sobre importes, plazos y recargos por impago.

Cómo organizar la financiación sin ahogar tu caja:

1. Acordar un anticipo que cubra acopios y arranque (mínimo 30% si hay materiales de pedido). Define si el banco de la comunidad paga directo a proveedor en pedidos grandes.
2. Establecer cuotas mensuales de 3 a 6 meses si la obra lo permite. Alinea tus hitos de cobro con esas cuotas.
3. Incluir recargo por morosidad y costes de gestión según LPH y criterios del administrador. No es tu guerra, pero tu calendario depende de ello.
4. Si hay propietarios con bonificaciones o exenciones justificadas, protégelo con una partida separada para que el total de la comunidad siga cuadrando.

Fiscalidad a tener en cuenta:

• En trabajos en viviendas, puede aplicar tipo reducido si se cumplen requisitos (servicios a particulares, antigüedad del inmueble, límite de materiales, etc.). Si el destinatario es la comunidad, revisa condiciones con el asesor. Evita asumir el tipo sin validar.
• Si hay unidades claramente a cargo de un propietario, emite factura directa a ese NIF. No mezcles bases imponibles.

Plantilla rápida de calendario de cobros por hitos:

• Señal a la aceptación: 30% del total de la comunidad.
• Certificación 1 (demoliciones y saneados): 25%.
• Certificación 2 (instalaciones y estructura ligera): 25%.
• Certificación final (acabados y limpieza): 20%.

Con Donizo configuras los hitos y la plataforma calcula importes, impuestos y vencimientos. Además, te muestra qué propietarios tienen su parte pendiente de la cuota comunitaria para anticiparte a tensiones de caja.

Fondo De Reserva Comunidad

El colchón económico de la comunidad puede cubrir parte de tu obra. Su uso exige acuerdo y debe aparecer en el acta para evitar malentendidos.

Buenas prácticas cuando el proyecto tira de ese fondo:

• Confirma saldo disponible antes de cerrar precio. Pide al administrador extracto reciente.
• Propón combinar el colchón con un anticipo menor y los hitos habituales. Evitas quedarte sin liquidez si surgen imprevistos.
• Especifica qué parte del presupuesto se paga con ese dinero. Así, cuando se emita la factura, no habrá dudas sobre el neto a transferir.
• Documenta claramente qué ocurre si se agota el colchón y falta liquidez: ¿se activa una cuota adicional? ¿Se difiere un hito?

Caso breve: sustitución de montantes de agua en Sevilla. La comunidad aportó el 20% del presupuesto con su reserva y el resto en tres cuotas. El contratista adjuntó un cuadro sencillo: línea 1 “aporte reserva”, línea 2 “cuota 1”, etc. El administrador pudo cruzar pagos sin perseguir correos. Resultado: cobros a tiempo y cero discusiones en la última certificación.

CTA de impacto (70%): Evita discusiones sobre qué parte paga la reserva y qué parte la derrama. Genera facturas con líneas y notas claras en Donizo y ahorra horas de conciliación.

Preguntas Frecuentes

¿Cómo justifico el reparto ante un vecino que discrepa?

Muestra el cuadro con porcentajes aprobado por la comunidad, el anexo de prorrateo y la memoria de partidas. Señala que los porcentajes vienen del título constitutivo y del acuerdo aprobado en acta. Entregar números claros y referencias legales desactiva la mayoría de objeciones.

¿Qué hago si la comunidad quiere pagar todo al final?

Negocia un anticipo que cubra materiales de pedido y seguridad inicial. Propón hitos ligados a certificaciones. Explica el impacto en plazos y precios si no hay adelantos. Dejarlo por escrito en el acta evita sorpresas y protege tu caja.

¿Puedo facturar directamente a cada propietario?

Solo cuando el acuerdo lo establezca o cuando una partida sea privativa (p. ej., cerramientos particulares). Para gastos comunes, la factura suele ir a nombre de la comunidad. Separa bien bases imponibles y destinatarios para evitar errores fiscales.

¿Qué pasa si cambian calidades a mitad de obra?

Activa un anexo con el nuevo alcance, precios y su impacto en calendario y prorrateo. Que lo firme quien corresponda según el acta (presidente, administrador o técnico). Sin documento, no certifiques ni factures ese cambio.

Conclusión

Cobrar bien en obras de comunidad exige algo más que trabajar bien: necesitas un cálculo defendible, un acuerdo impecable y facturas alineadas con lo aprobado. Cuando separas lo común de lo privativo, presentas un anexo de prorrateo sencillo y ligas tus cobros a hitos claros, eliminas el 80% de las fricciones habituales. Si además documentas todo en cada paso, el administrador puede pagarte sin perseguir aclaraciones.

El siguiente paso es profesionalizar el “papel”: presupuesto con desglose comprensible, anexos de reparto por vivienda, calendario de cobros y facturas correctas. Ahí es donde Donizo te ahorra horas: genera propuestas listas para la junta, controla el IVA correcto y convierte hitos en facturas sin rehacer nada. Menos peleas, más cobros a tiempo.