Indice

• Introduzione
• Consenso Trattamenti Foto Lavori
• Registro Attività Trattamento Imprese Edili
• Conservazione Documenti Cliente Edilizia
• Data Breach Piccoli Artigiani
• Domande Frequenti
• Conclusione

Introduzione

Se lavori nelle ristrutturazioni, gestisci dati sensibili ogni giorno: indirizzi, foto degli ambienti, documenti d’identità, impianti certificati. Perché serve una guida pratica? Per evitare multe, tutelare la reputazione e risparmiare ore di confusione fra fogli, chat e cartelle sparse. Come farlo nel 2025: con procedure semplici, modelli essenziali, tempi di conservazione chiari e strumenti digitali che tengono in ordine preventivi, foto e consensi. Qui trovi il metodo “da cantiere”, basato sul Reg. UE 2016/679, D.Lgs 196/2003 aggiornato, e sulle prassi del Garante Privacy in Italia.

Consenso Trattamenti Foto Lavori

Le immagini scattate in casa del cliente possono identificare persone, oggetti e abitudini. Se usi le foto solo per documentare il lavoro e consegnarle al committente, la base giuridica è il contratto e l’interesse legittimo, purché siano necessarie, minimizzate e non diffuse. Se invece vuoi pubblicarle su sito, brochure o social, serve consenso esplicito, specifico e revocabile in qualsiasi momento.

Come ottenere un via libera che regge:

• Informativa chiara: chi sei, perché scatti, dove archivi, per quanto tempo.
• Autorizzazione separata dalla firma del contratto, con checkbox distinta per uso marketing.
• Esclusione volti, targhe, foto di minori o oggetti sensibili senza un’autorizzazione dedicata.
• Revoca semplice: un’email o richiesta via app basta; rimuovi entro tempi ragionevoli.

Errori tipici che costano caro:

• Condivisione in gruppi WhatsApp di condominio o fornitori senza motivo legato al contratto.
• Pubblicazione “prima/dopo” con elementi identificativi non oscurati.
• Salvataggi non protetti su telefoni personali senza PIN, backup o cifratura.

Passi pratici immediati:

1. Inserisci nel contratto un’informativa privacy essenziale e una clausola separata per l’uso promozionale delle immagini.
2. Fai firmare digitalmente la liberatoria per le foto destinate al marketing.
3. Oscura volti e dati identificativi prima di inviare o pubblicare.
4. Archivia liberatorie e immagini in un’unica cartella progetto, con permessi limitati.

Suggerimento operativo: tieni un modello di liberatoria differenziato per “documentazione lavori” e “uso promozionale”, con data, cantiere e canali di pubblicazione autorizzati.

Nota utile: consulta le risorse del Garante per la Protezione dei Dati Personali e le linee guida europee EDPB per immagini e consenso.

— Soluzione pratica in 5 minuti: salva liberatorie firmate, note cliente e foto per progetto in un unico posto. Con Donizo organizzi pratiche, allegati e storico lavori senza rincorrere chat e PDF, così riduci errori e proteggi la reputazione. —

Registro Attività Trattamento Imprese Edili

Anche una micro-impresa deve poter mostrare “chi tratta cosa e perché”. Il registro art. 30 non è un romanzo: bastano poche righe chiare per ogni processo. Ecco lo schema minimo per un’impresa di ristrutturazioni:

• Anagrafiche e contatti clienti: finalità preventivi, lavori, assistenza post-vendita; base contrattuale.
• Gestione fornitori e subappalti: dati societari, DURC, coordinate; base contrattuale e obblighi legali.
• Fatturazione e incassi: dati fiscali e pagamenti; obbligo legale e interessi legittimi.
• Foto e documentazione tecnica: stato di fatto, SAL, conformità impianti; contratto e tutela giuridica.
• Marketing e referenze: uso immagini e testimonianze; consenso.

Cosa indicare per ogni voce:

• Categorie di dati coinvolti e soggetti interessati.
• Destinatari: commercialista, software di gestione, archiviazione cloud, assicurazioni. Nominali come responsabili esterni (art. 28) con un contratto di trattamento.
• Tempi di conservazione: definiti per iscritto (vedi sezione dedicata).
• Misure di sicurezza: password robuste, 2FA, cifratura telefono, accessi profilati.

Implementazione rapida:

1. Elenca 5-7 processi reali (niente fuffa).
2. Compila in un’unica pagina con cronologia versioni.
3. Fai firmare le nomine ai fornitori critici (commercialista, hosting, software gestionale).
4. Riesamina ogni 12 mesi o al cambiare degli strumenti.

Segnale di maturità: se arriva un’ispezione o una contestazione, poter mostrare registro, informative e consensi coerenti chiude il 90% delle discussioni prima che partano le sanzioni amministrative (che possono arrivare fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato, a seconda dei casi previsti dal GDPR).

— Organizzare registro, nomine e allegati è più semplice se tutto vive attorno ai progetti. Con Donizo colleghi clienti, documenti, comunicazioni e fatture allo stesso lavoro: meno rischi, più controllo, zero doppioni. —

Conservazione Documenti Cliente Edilizia

La conservazione “quanto basta” evita sia rischi (tenere troppi dati troppo a lungo) sia lacune (buttare prima del tempo utile in caso di contenzioso). In Italia, documenti contabili e fiscali si conservano di norma per 10 anni (art. 2220 c.c.). Alcune pratiche tecniche, come dichiarazioni di conformità impianti, vanno mantenute per tutta la vita utile dell’impianto o per i termini di garanzia contrattuale.

Ecco una sintesi operativa che aiuta anche in caso di richiesta di accesso o di cancellazione da parte del cliente.

Buone pratiche:

• Un’unica “politica di retention” allegata al registro, con date di riesame.
• Cestino intelligente: passato il termine, verifica e cancella davvero (inclusi cloud e telefoni).
• Accessi minimi: chi non deve vedere, non vede. Seleziona ruoli per ufficio e cantiere.
• Tracciabilità: chi ha scaricato cosa e quando, almeno per i documenti critici.

Nota: in caso di contenzioso o garanzie, conserva fino alla chiusura definitiva della pratica anche oltre i termini standard, motivando l’estensione nella tua politica.

Data Breach Piccoli Artigiani

Un data breach non è solo “hacker”: basta perdere il telefono senza PIN, inviare un preventivo al contatto sbagliato, o pubblicare per errore foto con dettagli identificativi. Cosa fare in concreto:

• Valuta il rischio: i dati possono causare danni al cliente? Se sì, potresti dover notificare il Garante entro 72 ore e informare gli interessati.
• Mitiga subito: revoca accessi, resetta password, attiva cancellazione remota del dispositivo, rimuovi file o post errati.
• Documenta l’evento: data, cosa è successo, quali dati erano coinvolti, misure adottate. Tieni un registro dei “quasi incidenti”.
• Prepara prima: 2FA su email e software, backup cifrati, policy su chat, etichette di confidenzialità nei file, formazione minima del team.

Piano d’emergenza in 6 mosse:

1. Blocca il problema (dispositivo, account, link pubblico).
2. Identifica i dati coinvolti e le persone interessate.
3. Valuta se notificare il Garante e gli interessati (criteri di gravità e probabilità).
4. Registra l’incidente e le azioni intraprese.
5. Rivedi le misure: cosa ha fallito? serve 2FA, cifratura, policy foto?
6. Comunica con trasparenza al cliente quando necessario: pochi fatti, zero panico, soluzioni chiare.

Esempio reale dal campo: una ditta familiare perde il telefono con foto dei lavori del bagno. Aveva PIN e backup cifrato: rischio basso, nessuna notifica necessaria; ha comunque informato il cliente e sostituito le immagini con versioni offuscate. Da allora, 2FA su tutti gli account e cartelle con accesso limitato.

Domande Frequenti

Serve il consenso per pubblicare le foto del cantiere?

Sì, per uso promozionale serve un’autorizzazione esplicita, separata dal contratto, con indicazione dei canali (sito, social) e diritto di revoca. Per foto tecniche legate all’esecuzione e alla consegna, la base può essere il contratto, ma riduci al minimo, oscura elementi identificativi e non diffondere senza motivo.

Posso usare WhatsApp per parlare con i clienti?

È diffuso, ma definisci regole: evita gruppi con terzi non necessari, scarica e archivia conversazioni di progetto nel dossier lavori, proteggi il telefono con PIN e backup. Per strumenti non coperti da accordo di trattamento, limita i dati condivisi. Meglio convogliare decisioni e allegati nel gestionale di commessa.

Per quanto tempo devo conservare preventivi e contratti?

In generale 10 anni per documenti fiscali e contrattuali. Se c’è contenzioso o garanzia in corso, estendi fino alla chiusura motivando nella tua politica interna. Foto tecniche: quanto basta per difesa e assistenza; immagini marketing: solo finché c’è consenso valido, poi rimuovi.

Cosa faccio se perdo il telefono aziendale?

Agisci entro ore: blocco SIM, reset password email e gestionali, attiva cancellazione remota se disponibile, informa i clienti coinvolti se necessario, registra l’incidente. Al rientro, imposta PIN forte, 2FA su tutti gli account, backup cifrato automatico e policy chiara per foto e chat.

Conclusione

Mettere ordine ai dati di cantiere non richiede burocrazia infinita: bastano consenso fotografico distinto, un registro snello dei trattamenti, tempi di conservazione scritti e un piano d’emergenza semplice. Così riduci rischi legali, eviti figuracce e risparmi ore ogni settimana.

Se vuoi passare da “file e chat ovunque” a “tutto sotto controllo”, il passo successivo è organizzare preventivi, fatture, note cliente, foto e liberatorie per progetto in un unico spazio. Donizo ti aiuta a centralizzare comunicazioni, storico e documenti con logiche da cantiere: meno caos, più margine e clienti più sereni. Metti in pratica oggi le 4 mosse di questa guida e usa uno strumento pensato per le imprese che costruiscono davvero.