Introduzione
Se dopo il sopralluogo passano 7 giorni prima che il cliente veda qualcosa, spesso il lavoro è già perso. Portare il cliente dal sopralluogo alla firma in 72 ore non è magia: è metodo, strumenti e disciplina. In questa guida ti mostro come strutturare ogni passaggio – rilievo, stima, proposta, follow-up e accordo – per chiudere più lavori, più velocemente, senza tagliare margini. Useremo un flusso semplice, numeri chiari e un paio di strumenti che accorciano davvero i tempi.
Quick Answer: Per portare il cliente dal sopralluogo alla firma in 72 ore, standardizza il rilievo (foto, misure e note in 30 minuti), trasforma i dati in proposta entro 24 ore, invia con scadenza e fai 3 follow-up preimpostati. Usa firma digitale e converti subito la proposta in fattura d’acconto.
Table of Contents
Key Takeaways
- Taglia 3-4 giorni usando una checklist di sopralluogo e note vocali strutturate.
- Invia la proposta entro 24 ore con validità di 10-14 giorni e scadenze chiare.
- Effettua 3 follow-up a 12, 36 e 60 ore: riduce il ping-pong di email e le trattative infinite.
- Passa dalla firma alla fattura d’acconto in 1 clic per bloccare calendario e cash flow.
- Usa modelli e prezzi standard per 15-20 voci ricorrenti: risparmi 2 ore a preventivo.
Mappa Del Processo: Dal Sopralluogo Alla Firma
Il problema tipico
Molti cantieri si perdono tra ritardi, dettagli mancanti e prezzi ricalcolati. Il risultato? 5-6 giorni di silenzio, il cliente si raffredda e arriva il concorrente più veloce.
La soluzione in 4 step (72 ore)
- Sopralluogo con raccolta dati completa in 30-45 minuti.
- Proposta strutturata e chiara entro 24 ore.
- Invio, follow-up e firma digitale entro 48-72 ore.
- Fattura d’acconto e pianificazione immediata.
Esempio reale
Appartamento 70 m², tinteggiatura e piccole riprese cartongesso:
- 25 foto, 8 misure chiave, 12 note vocali in 20 minuti.
- Proposta inviata il giorno dopo alle 10:30.
- Firma digitale alle 18:15 dello stesso giorno dopo il secondo follow-up.
- Fattura d’acconto inviata 15 minuti dopo la firma.
Step 1: Sopralluogo Che Riduce Le Incognite
Checklist pratica (30-45 minuti)
- Foto: panoramiche + dettagli (almeno 2 per ambiente, 12-30 in totale).
- Misure minime: perimetri, altezza, superfici (5-8 misure essenziali per stanza coinvolta).
- Impianti: punti luce, prese, rubinetterie, scarichi (segna quantità e stato).
- Criticità: umidità, crepe, accessi difficili, orari condominiali.
- Vincoli: smaltimento, occupazione suolo, ZTL, ascensore.
Note vocali strutturate
Registra 10-15 secondi per voce: “Ambiente – attività – quantità – finitura – eventuale extra”. È molto più veloce di scrivere e si trasforma in voci di proposta senza perdere dettagli.
Errori da evitare
- “Ci sentiamo”: concorda sempre la prossima tappa. Es. “Riceverà la proposta domani entro le 18”.
- Misure mancanti: tornare una seconda volta costa 1-2 ore. Meglio dedicare 5 minuti in più al primo rilievo.
Step 2: Proposta Entro 24 Ore
Struttura che il cliente capisce
- Introduzione: cosa incluso, cosa escluso, tempi e fasi.
- Voci chiare con unità di misura (m², ml, cad) e quantità.
- Prezzo complessivo e, se utile, subtotali per ambiente/fase.
- Condizioni: validità (10-14 giorni), tempi di pagamento, garanzia, permessi a carico di chi.
Prezzi e margini senza sorprese
- Precompila 15-20 voci ricorrenti (tinteggiatura m², posa battiscopa ml, rifacimento punto acqua cad).
- Usa un metodo unico: a corpo quando c’è incertezza, a misura quando il rilievo è solido.
- Per lavori con rischi, inserisci una riga “contingenze” (es. 3-5 ore extra a richiesta) con costo orario.
Come accelerare la stesura
- Trasforma note vocali, testo e foto in bozze di proposta con uno strumento di “voice to proposal”.
- Applica il tuo brand e allega foto/bozzetti solo quando servono. Evita PDF pesanti oltre 10 MB.
Con Donizo puoi acquisire dettagli con voce, testo e foto e generare una proposta in pochi minuti grazie a Voice to Proposal. Se usi il piano Autopilot, il Margin Estimator aiuta a impostare i prezzi tenendo conto dei margini in modo più rapido.
Step 3: Invio, Follow-Up E Firma Digitale
Invio che porta alla decisione
- Oggetto email chiaro: “Proposta lavori [Indirizzo] – Validità 14 giorni – Firma digitale”.
- Corpo: 3 righe. Cosa incluso, tempistiche, call-to-action per aprire e firmare.
- Allegato PDF + link al portale cliente se disponibile.
Con Donizo puoi inviare il PDF brandizzato con accesso al portale cliente e firma digitale integrata. Niente stampa, niente scansioni.
Cadenzare i follow-up (3 touch)
- 12 ore: “Domande aperte? Posso chiarire ora in 10 minuti”.
- 36 ore: “Promemoria validità proposta, tempi di inizio indicativi dal giorno X”.
- 60 ore: “Ultima disponibilità dello slot in calendario: vuole confermare oggi?”
Molti contractor trovano che 3 touch riducano di molto il rimpallo e portino a una decisione entro 72 ore.
Firma digitale senza attrito
- Spiega in 1 frase che la firma è legalmente vincolante e protetta.
- Offri una breve chiamata (5 minuti) al momento dell’apertura proposta: spesso chiude l’ultimo dubbio.
Step 4: Firma, Acconto E Pianificazione
Bloccare il cash flow e il calendario
- Dopo la firma, invia la fattura d’acconto entro 15-30 minuti: il cliente percepisce ordine e professionalità.
- Suggerimento operativo: acconto prima dell’ordine materiali o prenotazione noleggi.
Con Donizo puoi convertire la proposta accettata in fattura con un clic e tracciare i pagamenti. Sul piano Ascension hai anche analisi base del flusso.
Kick-off lavori
- Conferma per iscritto: data inizio, durata stimata (es. 5 giorni), orari e referenti.
- Lista materiali da approvare (max 5 scelte), così eviti rinvii.
Strumenti, Template E Ruoli
Kit minimo per la squadra
- Modello di proposta con 20 voci precompilate e clausole standard.
- Checklist sopralluogo stampabile o digitale (5 sezioni, 25 punti totali).
- Libreria foto “errori comuni” per spiegare extra (utile in 3-4 casi su 10).
- Script email/SMS per 3 follow-up.
Ruoli e tempi
- Tecnico/Capo cantiere: rilievo e note vocali (30-45 minuti).
- Amministrazione/Preventivista: stesura proposta (45-90 minuti con template).
- Titolare/PM: revisione e invio (15 minuti), follow-up (3 messaggi da 1 minuto).
Dove entra Donizo nei piani
- Discover (gratis): proposte illimitate con voce/testo/immagini, firma digitale, PDF export (con watermark).
- Ascension: branding personalizzato, template base, invio e tracciamento, dashboard analitica, priorità supporto, PDF senza watermark.
- Autopilot: template avanzati, Margin Estimator, multi‑lingua (utile con clienti expat), export report lavori.
(Nota: qui sarebbe utile un link interno di approfondimento su fatturazione e acconti.)
FAQ
È realistico chiudere dal sopralluogo alla firma in 72 ore?
Sì, se standardizzi la raccolta dati, prepari la proposta entro 24 ore e usi 3 follow-up mirati. Lavori complessi possono richiedere più tempo per verifiche tecniche, ma lo stesso schema funziona: dai al cliente una proposta preliminare con condizioni e tempi per la conferma finale.
Come gestire lavori complessi con rilievi o permessi?
Dividi in due: proposta preliminare “a corpo” con esclusioni e clausola di adeguamento post-verifica, poi proposta definitiva dopo il rilievo tecnico (24-72 ore). Indica chiaramente quali attività richiedono pratiche o coordinamento esterno e chi ne sostiene i costi.
Che acconto chiedere dopo la firma digitale?
In generale, molti contractor chiedono tra il 10 e il 30 percento in base a materiali, durata e personalizzazioni. Specifica in proposta quando l’acconto è dovuto (prima dell’ordine materiali) e usa un sistema che generi la fattura d’acconto subito dopo l’accettazione per non perdere momentum.
Cosa inserire in proposta per evitare contestazioni?
Dettaglia inclusioni/esclusioni, un piano lavori indicativo, la validità dell’offerta, eventuali permessi a carico di chi, gestione macerie, tolleranze misurazioni, e una clausola per scoperte impreviste (es. sottofondi ammalorati). Separa chiaramente varianti e contingenze per evitare ambiguità.
Come comportarsi con clienti stranieri o non italiani?
Proponi documenti in doppia lingua e chiarisci pagamenti e garanzie in modo semplice. Strumenti con supporto multi‑lingua aiutano a evitare fraintendimenti. Sul piano Autopilot di Donizo puoi generare proposte in più lingue e ridurre i tempi di traduzione.
Conclusione
Ridurre il tempo dal sopralluogo alla firma a 72 ore è un vantaggio reale: 4 step chiari, 3 follow-up, 1 clic per l’acconto. Standardizza dati, accorcia la stesura e rendi la firma digitale immediata. Inizia oggi con un modello di proposta e una checklist di sopralluogo. Se vuoi velocizzare il flusso, prova Donizo: con Voice to Proposal, firma digitale e conversione in fattura automatica passi dall’accordo all’acconto in pochi minuti. Parti con Discover gratis e scala a Ascension o Autopilot quando ti serve.