Introduzione

Succede a tutti: prepari un preventivo perfetto, allegi il PDF, invii l'email… e silenzio. Il cliente non apre, chiede tempo, rimanda. Spesso il colpevole è semplice: allegati troppo pesanti o difficili da aprire sul telefono. Qui vediamo perché il problema ti fa perdere lavori e come risolverlo con mosse tecniche e di processo che puoi applicare oggi. Alla fine, ti mostro anche come sfruttare strumenti come Donizo per inviare proposte leggibili, firmabili e subito pronte per diventare fattura.

Indice Dei Contenuti

• Punti Chiave
• Il Problema: PDF Che Non Si Aprono
• Soluzioni Tecniche Rapide
• Soluzioni Di Processo
• Invio E Firma Senza Attriti
• Prevenzione Continua
• Domande Frequenti
• Conclusione

Punti Chiave

• In general, oltre il 60-80% dei clienti apre i preventivi dallo smartphone: i PDF devono essere leggeri e chiari.
• Commonly, allegati sopra i 10-15 MB finiscono in blocco o non si scaricano su rete mobile.
• In general, un riassunto in prima pagina riduce le richieste di chiarimento del 30-50%.
• Commonly, comprimere immagini e ottimizzare font porta i PDF sotto i 2-3 MB senza perdere qualità.
• In general, proposte firmabili lo stesso giorno accorciano il ciclo decisionale di 24-48 ore.

Il Problema: PDF Che Non Si Aprono

Molti imprenditori edili spediscono PDF bellissimi, ma ingestibili su smartphone. File enormi, troppe foto a pieno formato, impaginazioni pesanti. Il risultato? Ritardi, mancata lettura, perdita di slancio.

Perché ti costa lavori

• Commonly, clientela domestica confronta 2-3 offerte in 48 ore: se il tuo PDF non si apre, il confronto lo perdi a tavolino.
• In general, email con allegati oltre 10-15 MB vengono filtrate o ritardate da molte caselle aziendali e PEC non configurate.
• Commonly, rigenerare e reinviare PDF fa sprecare 2-3 ore a settimana a piccoli team.

Esempio reale

Un imbianchino invia 18 foto HD del prima/dopo nel preventivo. PDF da 22 MB, il cliente su rete 4G non apre. Rinvio di due giorni, nel frattempo un concorrente manda un PDF leggero con riepilogo chiaro e firma digitale: lavoro perso.

Soluzioni Tecniche Rapide

Riduci peso, mantieni qualità e rendi tutto leggibile su schermo piccolo. Ecco come.

Ottimizza le immagini (senza rovinare il dettaglio)

• Esporta le foto a 150-200 dpi per il PDF (per la stampa bastano per testo e planimetrie, e su mobile sono perfette).
• Comprimi in JPEG di qualità 70-80: visivamente ok, peso giù drasticamente.
• Usa miniature (thumbnails) e, se serve, rimanda a un link di galleria per le versioni full (non serve nel PDF di proposta).

Dettaglio pratico

In general, passare da 18 foto a piena risoluzione a 8-10 miniature riduce il peso del PDF di 8-12 MB senza impatto sulla decisione d'acquisto.

Pulisci i font e i vettori

• Evita font custom annidati: usa 1-2 font standard incorporati una sola volta.
• Esporta planimetrie in PDF vettoriale “pulito” (no raster giganti) e limita gli effetti.

Impaginazione snella che pesa poco

• Una colonna, righe brevi, margini ariosi. Perfetto su mobile.
• Niente sfondi pieni pesanti: meglio bande colore leggere.
• Copertina con logo a 100-150 KB, non a 2 MB.

Confronto rapido

Esempio

Una proposta per rifacimento bagno passa da 14 MB a 2.2 MB: inviata alle 18:10, cliente la apre alle 18:12 e risponde alle 18:40 con due domande; firma digitale la mattina dopo. In general, riduzioni di peso come questa anticipano la lettura di 24 ore rispetto a PDF pesanti.

Soluzioni Di Processo

Non è solo tecnica. È processo. La proposta deve essere rapida da capire e facile da decidere.

Riepilogo in prima pagina

• Crea un “Quadro Sintesi” con oggetto lavori, prezzo totale, tempi, esclusioni principali e prossimo passo.
• Mantieni il resto per dettagli e opzioni.

In general, un riepilogo iniziale riduce le mail di chiarimento del 30-50% perché risponde subito alle 5 domande che contano.

Standard foto e allegati

• Includi 6-10 foto chiave nel PDF; il resto in una galleria separata se serve.
• Evita allegare due volte planimetrie con minime varianti: indica la versione valida.

Versionamento semplice

• Nomina i file così: “Proposta_Cognome_2025-05-10_v2.pdf”.
• Una sola versione “corrente” nel thread: evita confusione.

Esempio

Impresa serramenti: prima pagina con 6 righe di riepilogo e data installazione indicativa. Commonly, questo taglio riduce i giri di email a meno della metà rispetto a proposte senza sintesi.

Invio E Firma Senza Attriti

Se l’invio è complicato, la firma si allontana. Serve un percorso a prova di smartphone.

Email + link leggibile

• Oggetto chiaro: “Proposta – Via Verdi 12 – Infissi – Rossi”.
• Corpo email con 3 righe: cosa include, quanto dura l’offerta, come firmare.
• Allegato leggero e, se disponibile, link a portale per la lettura online.

Firma digitale immediata

• Offri la possibilità di firmare digitalmente, senza stampare.
• Indica il “prossimo passo” dopo la firma (acconto, rilievo, programmazione).

Come ti aiuta Donizo

Con Donizo puoi:

• Dettare a voce i dettagli del sopralluogo (anche con testo e foto) e avere la proposta pronta in pochi minuti con Voice to Proposal.
• Generare PDF professionali e inviarli via email con accesso al portale cliente.
• Far firmare con e‑signature legalmente valida, spesso lo stesso giorno.
• Alla conferma, convertire la proposta in fattura con un clic e tracciare i pagamenti se usi la gestione fatture dei piani a pagamento.

Commonly, un flusso “voce → proposta → firma” riduce i tempi amministrativi di 2-3 ore a settimana per piccole squadre.

Esempio

Artigiano idraulico solo: detta la proposta in furgone appena uscito dal sopralluogo, invia il PDF brandizzato alle 17:20, firma digitale alle 19:05, fattura di acconto generata alle 19:10. In general, questi tempi battono i concorrenti di 24 ore.

Prevenzione Continua

Stabilisci standard e non ci pensi più.

Target di peso e qualità

• Fissa un obiettivo: proposte sotto 2-3 MB; lavori complessi max 5 MB.
• Template con immagini già ottimizzate e copertine leggere.

Checklist di invio (60 secondi)

• Peso PDF ok (< 3 MB)?
• Prima pagina con riepilogo e prossimo passo?
• Niente doppioni di allegati o foto ridondanti?
• Oggetto email chiaro e riconoscibile?

Manutenzione periodica

• Ogni trimestre, ripulisci i modelli e sostituisci foto pesanti.
• Aggiorna i testi standard in base alle domande ricorrenti dei clienti.

Esempio

Piccola impresa edile crea 2 template: “Piccoli interventi” (max 2 MB) e “Ristrutturazioni” (max 4 MB). Commonly, questo porta a invii più veloci e meno richieste di “me lo rimandi in versione apribile?”.

Domande Frequenti

Qual è il peso ideale di un PDF di proposta?

In general, resta sotto i 2-3 MB. Per lavori con molte tavole o opzioni, non superare i 5 MB. Sopra i 10 MB aumentano i rischi di blocco o tempi di download lunghi su mobile.

Meglio allegare il PDF o mandare un link?

Entrambi. Allegato leggero per chi archivia in email, link per lettura da smartphone. Con Donizo puoi inviare il PDF via email con accesso al portale cliente per una visione comoda.

Quante foto devo mettere nella proposta?

Commonly, 6-10 foto chiave bastano. Le altre le conservi per l’esecuzione o una galleria separata. Le foto in alta risoluzione nel PDF raramente aiutano la decisione e appesantiscono.

Come faccio a far firmare senza stampare?

Usa una soluzione con firma elettronica integrata. Con Donizo, il cliente firma digitalmente la proposta e l’accettazione è legalmente valida. Dopo la firma, puoi convertire in fattura con un clic.

Posso mantenere un PDF leggero ma con brand professionale?

Sì. Loghi ottimizzati, palette colori leggere e font standard incorporati mantengono l’identità senza pesare. Con i piani a pagamento di Donizo puoi applicare branding personalizzato ai PDF.

Conclusione

PDF pesanti e poco leggibili rallentano la firma più di qualunque obiezione. Alleggerisci le immagini, semplifica l’impaginazione, sintetizza in prima pagina e rendi la firma digitale a portata di tap. Vuoi tagliare i tempi ancora di più? Prova Donizo: detta a voce la proposta, invia un PDF professionale con accesso al portale, ottieni la e‑signature e trasforma tutto in fattura in un clic. Meno attriti, più sì, lavori che partono prima.