Introduction
Vous avez déjà entendu “Ce n’était pas comme ça avant” après un chantier impeccable ? Sans état initial clair, tout devient discutable, surtout sur les finitions et les petits dégâts prétendument “après”. La solution est simple à dire mais rarement bien faite: intégrer des preuves visuelles directement dans la proposition signée. Ici, on voit le problème, la fonctionnalité qui change la donne, comment l’utiliser pas à pas, et les résultats terrain. L’objectif: moins de contestations, plus de “oui” rapides, et du temps de bureau repris sur la prod.
Table des matières
Points Clés
- En général, documenter l’état initial avec 6 à 10 photos pertinentes réduit nettement le ping‑pong d’e-mails et les malentendus.
- Beaucoup d’équipes gagnent 1 à 3 heures par semaine en dictant sur site et en envoyant une proposition claire avant de repartir.
- Des propositions signables et lisibles (PDF + portail client) obtiennent souvent une réponse en 24 à 48 h.
- Intégrer les preuves dans le document signé limite les contestations sur micro-défauts et “déjà‑là avant”.
Pourquoi L'État Initial Fait Foi (Ou Pas)
Le problème courant
Sans photos horodatées et descriptif concret, l’état initial repose sur la mémoire. Et la mémoire, sous stress, arrange la version de chacun. Résultat: reprises “gratuits”, ambiance qui se tend, et marges qui fondent. Beaucoup de petites structures constatent que les litiges naissent sur des détails: plinthes déjà blessées, murs pas d’équerre, joints vieillissants. C’est banal… mais ça coûte.
La solution
Figer l’état initial dans la proposition elle‑même. Pas dans un dossier à part que personne n’ouvre. Vous décrivez, vous photographiez, vous faites signer. Ainsi, ce qui est “déjà là” et ce qui est “à traiter” sont visibles, datés et acceptés.
Exemple rapide
Avant peinture d’un couloir: 8 photos cadrées (angles, bas de murs, huisseries) + légendes “choc existant”, “fissure existante”. La proposition est signée telle quelle. À la réception, si un client pointe un défaut, la discussion s’appuie sur la page “État initial” du PDF signé – calme et factuel.
La Fonctionnalité Donizo Qui Change Le Jeu
Capturer vite, net, complet
- Voice to Proposal (Donizo): vous parlez, ajoutez du texte, joignez des photos. L’app transforme ça en proposition propre.
- Envoi en un clic: PDF de marque (plans payants) envoyé par e‑mail avec accès portail client.
- E‑signature intégrée: acceptation légale sans imprimer.
- Conversion en facture: après acceptation, conversion en facture en un clic pour ne rien ressaisir.
En général, passer de “visite → brouillon” prend 15 à 25 minutes avec la voix et des photos ciblées, contre 40 minutes et plus quand on retape tout au bureau.
Selon votre offre Donizo
- Discover (gratuit): propositions illimitées voix/texte/images + e‑signature + export PDF (avec filigrane).
- Ascension (payant): tout le précédent + branding, facturation et suivi des paiements, gabarits de base, tableau de bord analytique, support prioritaire, PDF sans filigrane.
- Autopilot (payant): tout Ascension + gabarits avancés, estimateur de marge, multi‑langue, exports de rapports de travaux.
Mise En Œuvre: Du Terrain Au PDF Signable
Étape 1 — Cadrer les preuves utiles
- Visez 6 à 10 photos nettes par zone à enjeu (angles, seuils, points à risque). Trop de photos noie l’info, pas assez crée du flou.
- Faites une courte vidéo si besoin, mais privilégiez des clichés annotables.
Étape 2 — Dicter pendant que c’est frais
- Parlez naturellement: “Mur nord: fissure existante 1 m, non traitée dans ce lot. Huisserie rayée existante.” C’est plus rapide que taper, et plus précis que “quelques reprises”.
- Beaucoup de pros constatent qu’1 minute de dictée évite 5 minutes d’écriture plus tard.
Étape 3 — Structurer la proposition
- Ajoutez une section État initial (inclus pour information) avec mini‑vignettes + légendes claires.
- Ajoutez une section Portée des travaux séparée. L’œil du client distingue “ce qu’on fait” de “ce qui est déjà là”.
Étape 4 — Envoyer et faire signer
- Envoyez via Donizo: le client ouvre sur le portail, lit, zoome les photos, signe en ligne.
- En général, un envoi le jour de la visite déclenche une décision en 24 à 48 h quand la proposition est propre et signable.
Étape 5 — Passer en facturation sans ressaisir
- À l’acceptation: conversion en facture en un clic. Vous gagnez 5 à 10 minutes par dossier et évitez les erreurs de recopie.
Légendes qui verrouillent les attentes
- “Exist.:” pour existant, “Trait.:” pour traité. Exemple: “Exist.: micro‑chocs plinthes – non repris dans ce lot.”
- Un client comprend vite. Moins de malentendus.
Photos: cadrage et tri
- Privilégiez les plans rapprochés avec un repère (mètre, post‑it). Une photo utile vaut mieux que 5 floues.
- En général, 8 vues bien légendées réduisent de moitié les questions “qu’est-ce qui est inclus ?”.
Table de comparaison
| Aspect | Sans état initial intégré | Avec état initial intégré |
|---|
| Clarté client | “On verra sur place” | Visible, signé, daté |
| Litiges | Fréquents sur finitions | Rares et plus courts |
| Temps bureau | 40–60 min après visite | 15–25 min sur site |
| Décision | Tarde, relances | 24–48 h courantes |
Résultats Terrain Et Exemples Réels
Plâtrerie/peinture d’intérieur
Problème: retouches non prévues pointées à la fin. Solution: 10 photos “avant” intégrées + légendes “défauts existants non traités”. Résultat: moins d’allers‑retours, réception apaisée. Beaucoup d’équipes rapportent récupérer 30 à 45 minutes par chantier en évitant les discussions de couloir.
Problème: huisseries abîmées “déjà comme ça” vs “c’est vous”. Solution: 6 photos gros plan des chants et des parements intégrées dans la proposition signée. Résultat: conflit désamorcé en 2 minutes en montrant la page “État initial”.
Petites interventions élec/plomberie
Problème: accusations de micro‑dégâts sur murs/plinthes lors de remplacements. Solution: 8 vues d’ensemble + 2 gros plans avec légendes. Résultat: acceptation plus rapide, zéro remise commerciale. En général, ces propositions photo‑sourcées se traduisent par des accords sans négociation additionnelle.
Foire Aux Questions
Les photos dans une proposition signée, ça “tient” vraiment ?
En général, un document signé qui décrit et illustre l’état des lieux fait foi dans une discussion sur le périmètre. Les e‑signatures intégrées dans Donizo créent une acceptation juridiquement valable. Pour des cas complexes, demandez conseil à votre conseil juridique, mais pour la maison individuelle, cette pratique clarifie déjà 90 % des situations.
Combien d’images faut‑il ajouter sans alourdir ?
Visez 6 à 10 photos pertinentes par zone à enjeu. Trop de contenu nuit à la lecture. Préférez des légendes courtes et un tri serré.
Et si un client n’aime pas les portails ?
Vous envoyez un PDF par e‑mail et l’accès portail client. Le client peut signer en ligne sans friction. Beaucoup préfèrent le PDF, d’autres adorent le portail pour zoomer les photos: offrez les deux.
Peut‑on faire ça avec le plan gratuit ?
Oui. Discover permet des propositions illimitées avec voix/texte/images, e‑signature et export PDF (avec filigrane). Les plans payants ajoutent le branding, la facturation et suivi des paiements, des gabarits, un tableau de bord, et en Autopilot, les exports de rapports et le multi‑langue.
Quand utiliser les exports de rapports ?
Sur les chantiers à risque de contestation (ex: dégâts préexistants), l’option Exports de rapports de travaux (Autopilot) vous permet de sortir un dossier clair après coup. Utile pour assurances ou gestionnaires exigeants.
Conclusion
Figer l’état initial dans la proposition signée, c’est un petit geste pour vous, un grand pas pour la tranquillité du chantier. En parlant, en joignant 6 à 10 photos utiles, et en envoyant un PDF propre avec e‑signature, vous gagnez du temps, vous vendez mieux, et vous protégez vos marges. Essayez le flux Voice to Proposal sur votre prochaine visite: dictez, joignez 8 clichés, envoyez via Donizo, faites signer, puis convertissez en facture en un clic quand c’est accepté. Simple, net, efficace.
