Introdução

Se a sua caixa de entrada parece uma obra sem mestre de obras — PDFs perdidos, versões trocadas, clientes a pedir “pode reenviar?” — então o problema não é o seu preço. É o seu canal de aprovação. Neste guia mostro, em linguagem de obra, como o portal do cliente com assinatura digital do Donizo corta o ruído, acelera decisões e transforma proposta aceite em fatura em um clique. O quê? Propostas claras num link. Porquê? Porque aprovação lenta custa-lhe obras. Como? Com captação por voz, envio com portal, e‑signature legal e conversão imediata para faturação.

Tabela de Conteúdos

• Principais Ideias
• O Problema: Aprovações Lentas e Confusas por Email
• A Solução: Portal do Cliente + Assinatura Digital
• Como Funciona Na Prática (Passo a Passo)
• Resultados Reais: Casos de Campo
• Boas Práticas Para Fechar Mais Rápido
• Perguntas Frequentes
• Conclusão

Principais Ideias

• Em geral, propostas com link e assinatura reduzem o vai‑e‑vem por email em 30–50% e encurtam o tempo até à aceitação.
• Muitos empreiteiros relatam poupança de 1–3 horas por semana em tarefas administrativas ao usar captação por voz e portal do cliente.
• É comum mais de 60–70% dos clientes abrirem propostas no telemóvel nas primeiras 24 horas — o portal adapta‑se melhor a esse uso.
• Converter uma aceitação em fatura no mesmo dia pode, em geral, encurtar o ciclo de caixa em 3–7 dias.

O Problema: Aprovações Lentas e Confusas por Email

A maior fuga de tempo não está a cortar tubos nem a assentar tijolo. Está no “pode esclarecer a linha 3?”, “não consigo abrir o anexo”, “qual é a versão final?”. Quando tudo corre por email, é fácil falhar prazos, perder anexos e deixar o cliente inseguro.

• É comum 60–70% dos clientes abrirem propostas no telemóvel. PDFs pesados e anexos perdem legibilidade e geram dúvidas.
• Em geral, cada proposta “só por email” gera 2–4 pedidos extra de esclarecimento ou reenvio, atrasando decisões.

O Custo Oculto

• Decisões atrasadas significam datas de obra a derrapar e janelas de agenda perdidas.
• A confiança cai quando há versões diferentes do mesmo documento a circular.

A Solução: Portal do Cliente + Assinatura Digital

O Donizo envia a proposta como link para um portal do cliente. Tudo num só sítio: descrição, fotos, condições, preço e botão de aceitação com assinatura digital legal.

• Em geral, propostas enviadas no mesmo dia via portal aumentam a taxa de aceitação em 10–20%, porque eliminam atrito e dúvidas.
• A assinatura digital no Donizo cumpre práticas correntes de aceitação eletrónica e é adequada para acordos comerciais, alinhando‑se com o quadro europeu eIDAS para validade legal de assinaturas eletrónicas.

Como Funciona Na Prática (Passo a Passo)

1. Captar Dados No Local — Sem Papel

Fale para o telefone: materiais, medidas, exclusões, prazos. Junte fotos. No Donizo, a funcionalidade de Voice to Proposal transforma voz, texto e imagens numa proposta estruturada.

• Muitos empreiteiros reportam poupança de 1–3 horas/semana ao substituir notas soltas por voz + fotos diretamente na proposta.

2. Gerar a Proposta e Enviar Link

Com um clique, gera o PDF e o link para o portal do cliente. No plano Ascension pode aplicar branding (logotipo e dados da empresa) e remover marcas de água nos PDFs.

3. Cliente Abre, Lê e Assina Digitalmente

O cliente vê no telemóvel, sem descarregar. Se concordar, assina digitalmente. O registo de aceitação fica guardado.

• Em geral, o uso de portal reduz 30–50% do vai‑e‑vem por dúvidas, porque fotos e especificações ficam visíveis e atualizadas num único local.

4. Um Clique Para Faturar e Acompanhar

Proposta aceite? Converta em fatura no Donizo com um clique. No plano Ascension, acompanhe pagamentos; no Autopilot tem também templates avançados e estimador de margem para precificação.

• Converter de imediato pode encurtar em 3–7 dias o intervalo entre aceitação e emissão de fatura, em geral.

Resultados Reais: Casos de Campo

Caso 1 — Pequena Reparação de Serralharia

O Miguel, serralheiro, recebia muitos pedidos para portões. Antes: visitava de manhã, escrevia à noite, o cliente só via no fim de semana. Depois: gravou 2 minutos de voz no local, anexou 5 fotos, enviou o link no caminho de volta. O cliente abriu no telemóvel e assinou ao fim da tarde.

• Tempo ganho: 60–90 minutos de administração nesse dia.
• Resultado: obra agendada no dia seguinte; fatura emitida imediatamente após assinatura.

Caso 2 — Pintura Interior com Ambiguidades

A Joana, empreiteira de acabamentos, perdia tempo com “que tinta está incluída?”. Com o Donizo, colocou fotos dos compartimentos, descrição por ambiente e exclusões visíveis.

• Em geral, propostas com fotos reduzem 2–4 mensagens de esclarecimento por cliente.
• A Joana passou a ter aceitações no mesmo dia em trabalhos pequenos, o que, na prática, aumentou a ocupação da agenda em semanas mais vazias.

Boas Práticas Para Fechar Mais Rápido

Estruture Como Quem Vai Executar

• Descreva por zonas/ambientes e inclua fotos para cada área.
• Liste inclusões e exclusões de forma simples (ex.: “preço inclui mão de obra e materiais X; não inclui reparação de humidades ocultas”).

Torne a Decisão Fácil

• Adicione validade da proposta e prazo de execução esperado.
• Ofereça uma opção “boa/melhor” quando fizer sentido, mas evite mais de 2 caminhos para não atrasar a decisão.

Use o Portal a Seu Favor

• Envie o link no dia da visita. Em geral, envios no mesmo dia elevam 10–20% a probabilidade de aceitação.
• Ative a assinatura digital e explique ao cliente que a aceitação é registada e legal, evitando deslocações só para assinar.

Meça e Melhore

• Acompanhe tempo médio entre envio e aceitação; procure reduzir em 1–2 dias.
• Observe quantas mensagens de esclarecimento cada proposta gera; com o portal, a meta prática é cortar 30–50% desse volume.

Perguntas Frequentes

A assinatura digital é válida legalmente?

De forma geral, sim. A aceitação eletrónica é amplamente reconhecida para contratos de prestação de serviços e, na UE, enquadra‑se no regulamento eIDAS. O Donizo regista data/hora e identidade do signatário para dar força probatória. Para casos específicos ou exigências setoriais, consulte o seu assessor jurídico.

E se o cliente não quiser usar o portal?

Sem problema. Pode enviar o PDF. No plano Discover pode exportar com marca de água; nos planos pagos o PDF sai sem marca de água e com branding. A assinatura digital continua disponível via link; se preferirem, podem assinar no escritório em dispositivo seu.

O Donizo aceita pagamentos no portal?

Atualmente, o Donizo permite converter propostas aceites em faturas e acompanhar pagamentos. O recebimento é feito pelos meios que já utiliza; depois, regista o pagamento para manter o controlo no Donizo.

Consigo personalizar a proposta com a minha marca?

Sim, no plano Ascension (e no Autopilot) tem branding personalizado no documento e no portal, templates e um painel analítico básico. O Discover é ótimo para começar e já inclui e‑signature.

Como tratar alterações após a assinatura?

Crie uma nova proposta ou adenda com as mudanças e envie novamente para assinatura digital. Assim mantém um trilho de decisões claro e evita confusões de versão.

Conclusão

Aprovação lenta não é destino — é processo. Quando coloca a proposta num portal claro, com fotos, texto direto e assinatura digital, reduz mensagens, aumenta confiança e fecha mais depressa. E quando a aceitação vira fatura em um clique, o dinheiro entra mais cedo. Experimente já: grave a próxima visita, gere a proposta e envie pelo Donizo. Se está no Discover, use a e‑signature e o PDF; se quer branding, faturação e análises, avance para o Ascension. O objetivo é simples: menos emails, mais aceites, mais obras concluídas.