Einführung
Kennst du das? Du verschickst ein Angebot als PDF, der Kunde hat Fragen, du telefonierst, schickst eine zweite Version, wieder Nachfragen – und die Zusage hängt in der Luft. Genau hier bringt ein Kundenportal Ruhe rein: klarer Zugriff, eine Stelle für Dokumente, digitale Unterschrift, fertig. In diesem Beitrag siehst du, welches Problem das löst, wie das Kundenportal in Donizo funktioniert, und welche Ergebnisse Betriebe im Alltag sehen – inklusive konkreter Zeitgewinne und Tipps für die Umstellung.
Inhaltsverzeichnis
Key Takeaways
- Erfahrungsgemäß verkürzt ein Kundenportal die Zeit bis zur Zusage von mehreren Tagen auf unter 24 Stunden – vor allem bei kleineren Aufträgen.
- Häufig sinken Rückfragen und E‑Mail‑Schleifen um rund 20–30%, weil alle Infos und Fotos zentral im Portal liegen.
- Viele Betriebe berichten von 2–3 Stunden Administrationsersparnis pro Woche dank digitaler Unterschrift und Versand in einem Schritt.
- Mit Donizo erstellst du Angebote per Sprache, Text und Fotos, verschickst PDF + Portalzugang, lässt digital unterschreiben und wandelst angenommene Angebote mit einem Klick in Rechnungen um.
Das Problem: Angebote Versanden Im Postfach
Viele Handwerksbetriebe kennen es: Angebot als Anhang senden, Kunde öffnet es spät, stellt Rückfragen per Telefon oder Messenger, Versionen gehen durcheinander. Am Ende weiß niemand, welche Fassung „die letzte“ ist. Das kostet Nerven und Zeit – und du verlierst Momentum.
Typische Stolpersteine
- Unklare Ablage: Der Kunde sucht PDF‑Anhänge zwischen Nachrichten.
- Medienbruch: Rückfragen kommen über verschiedene Kanäle, Inhalte gehen verloren.
- Fehlende Verbindlichkeit: „Klingt gut, ich melde mich“ ist keine Zusage.
Folgen im Alltag
- Verzögerte Entscheidungen, oft um mehrere Tage.
- Nacharbeiten am Angebot ohne echte inhaltliche Klärung.
- Spätere Diskussionen, weil Details nicht sauber freigegeben wurden.
Die Lösung: Ein Kundenportal, Das Antworten Lässt
Statt PDF‑Ping‑Pong gibst du dem Kunden einen klaren Ort: das Portal zum Angebot. Hier sieht er die Leistungen, Bilder, Preise – und kann rechtssicher digital unterschreiben.
Was Das Kundenportal Leistet
- Alle Infos an einem Ort: Positionen, Bilder, Annahmebutton.
- Keine Dateisuche: Zugang per Link aus deiner Angebotsmail.
- Sofortige Entscheidungsmöglichkeit: digitale Unterschrift statt „Ich drucke es mal aus“.
Wie Es In Donizo Abgebildet Ist
- Voice to Proposal: Du erfasst Projektdaten per Sprache, Text und Fotos – Donizo erstellt daraus ein professionelles Angebot.
- Send Proposal: Du generierst eine gebrandete PDF und schickst sie per E‑Mail – inklusive Portalzugang für den Kunden.
- E‑Signature Integration: Der Kunde unterzeichnet digital – rechtsverbindlich.
- Invoice Management: Nach Annahme wandelst du das Angebot mit einem Klick in eine Rechnung um.
Hinweis zu den Plänen: Im kostenlosen Discover‑Plan kannst du unbegrenzt Angebote mit Sprache/Text/Bild erstellen, als PDF exportieren (mit Wasserzeichen) und e‑signen lassen. In den bezahlten Plänen (Ascension, Autopilot) kommen u. a. individuelles Branding, Rechnungsstellung mit Zahlungsstatus, Vorlagen und ein Analytics‑Dashboard hinzu.
So Funktioniert Es In Der Praxis
Schritt für Schritt
- Erfassen: Nach dem Termin sprichst du die Leistungspositionen ins Handy, ergänzt Maße als Text und hängst 3–5 Fotos an.
- Generieren: Donizo baut daraus dein Angebotsdokument – sauber formatiert.
- Prüfen: Kurz durchgehen, Preise anpassen, bei Bedarf Positionen präzisieren.
- Versenden: PDF erzeugen, Mail senden – der Link führt direkt ins Kundenportal.
- Unterschreiben: Der Kunde klickt auf „Annehmen“ und zeichnet digital.
- Abrechnung: Akzeptiertes Angebot mit einem Klick zur Rechnung machen, Zahlungsstatus im Blick behalten (Ascension/Autopilot).
Zeitrahmen, der realistisch ist
- Angebotserstellung nach Ortstermin: oft in 10–20 Minuten abgeschlossen, wenn die Positionen per Sprache erfasst sind.
- Entscheidung beim Kunden: erfahrungsgemäß deutlich schneller, weil nichts gedruckt oder gescannt werden muss.
Echte Ergebnisse: Weniger Nachfragen, Schnellere Zusagen
Viele Betriebe berichten ähnlich:
- In der Regel sinken Rückfragen um etwa 20–30%, weil Fotos und Leistungsbeschreibung im Portal selbsterklärend sind.
- Häufig verkürzt sich die Zeit bis zur Annahme von 3–5 Tagen auf unter 24 Stunden, gerade bei Standardaufträgen.
- Administrationsaufwand: realistisch 2–3 Stunden pro Woche weniger durch digitale Unterschriften und klaren Versandprozess.
- Akzeptanzquote: erfahrungsgemäß steigt sie um einige Prozentpunkte, häufig um 5–10 Punkte, wenn Unterschrift und Freigabe einfach sind.
Beispiel aus dem Alltag
- Fall: Austausch eines Badheizkörpers inkl. Absperren, Entlüften, Inbetriebnahme.
- Ablauf: Positionen per Sprache erfasst, 4 Fotos angehängt (Altgerät, Anschlusshöhen, Nischenbreite, Ventil). Versand mit Portalzugang.
- Ergebnis: Kunde unterschreibt am selben Abend digital. Der Auftrag landet ohne weiteren Telefonkontakt im Kalender. Rechnungserstellung nach Ausführung per Klick.
Umstellung Ohne Reibung: Tipps Aus Der Praxis
Direkt umsetzbare Maßnahmen
- Nutze Fotos gezielt: 3–5 klare Bilder im Angebot beantworten die meisten Rückfragen von allein.
- Formuliere „Nächste Schritte“ im Angebot: z. B. „Digitale Annahme, Wunschtermin wählen, wir bestätigen“. Das schafft Tempo.
- Halte Alternativen schlank: Wenn du Varianten (z. B. Material A/B) anbietest, trenne sie sauber – keine Mischpositionen.
- Branding und Klarheit: Mit Ascension/Autopilot zeigst du Logo und Firmendaten prominent – das erhöht Vertrauen und verringert Rückfragen.
Vergleich: E‑Mail‑Anhang vs. Kundenportal
| Feature | E‑Mail‑Anhang | Kundenportal |
|---|
| Zugriff | Datei suchen, öffnen | Link klicken, sofort Überblick |
| Rückfragen | Häufige Schleifen per Mail/Telefon | Weniger, da Infos gebündelt |
| Unterschrift | Drucken/Scannen nötig | Digitale E‑Signatur |
| Verbindlichkeit | „Gelesen, aber nicht bestätigt“ | Rechtssichere Annahme |
| Weiterverarbeitung | Manuell | Angebot → Rechnung per Klick |
Umgang mit Portal‑Skeptikern
- Biete beides an: Portalzugang plus PDF im Anhang. Wer das Portal nicht nutzt, kann dennoch digital unterschreiben.
- Bleib klar in der Mail: „Zur Annahme bitte den Link öffnen – die PDF ist zu Ihrer Information beigefügt.“
FAQ
Ist die digitale Unterschrift rechtsgültig?
Ja. Donizo ermöglicht eine rechtsverbindliche Annahme per E‑Signature. In Europa ist die elektronische Signatur im Rahmen der eIDAS‑Verordnung anerkannt; für Bau‑Dienstleistungen reicht in der Praxis meist die einfache elektronische Signatur, wenn Inhalte und Zustimmung eindeutig sind. Wichtig ist eine klare Leistungsbeschreibung und wer unterschreibt.
Was, wenn Kunden Portale nicht mögen?
Schicke den Portal‑Link plus PDF. Viele Kunden klicken trotzdem den Link, weil dort die Annahme in Sekunden klappt. Die PDF dient als Referenz. Du zwingst niemanden in ein komplexes System – Zugang ist per E‑Mail‑Link, ohne Login‑Hürde.
Wie schnell kann ich mit Donizo ein Angebot senden?
Erfahrungsgemäß in 10–20 Minuten nach dem Termin, wenn du Positionen per Sprache erfasst und 3–5 Fotos beilegst. Das spart die Tipparbeit am Abend.
Kann ich nach der Annahme direkt eine Rechnung erstellen?
Ja. Mit Donizo wandelst du ein akzeptiertes Angebot per Klick in eine Rechnung um. Die Rechnungsstellung und das Zahlungstracking sind in den Plänen Ascension und Autopilot enthalten.
Was passiert bei Änderungswünschen?
Präzisiere die Positionen, generiere eine aktualisierte Fassung und sende den neuen Portal‑Link. Der Kunde zeichnet die geänderte Version erneut digital. So bleibt klar, was am Ende beauftragt wurde.
Fazit
Ein Kundenportal nimmt Tempo raus aus dem Hin‑und‑Her und bringt Tempo in die Entscheidung: Klarheit für den Kunden, weniger Nachfragen für dich, digitale Unterschrift statt Papierkram. In der Praxis bedeutet das häufig 2–3 Stunden weniger Admin pro Woche und deutlich schnellere Zusagen. Teste es bei deinen nächsten drei Angeboten: per Sprache erfassen, als PDF mit Portalzugang senden, digital unterschreiben lassen. Mit Donizo hast du genau diesen Ablauf: Voice‑to‑Proposal, Versand als gebrandete PDF mit Kundenportal, E‑Signatur – und im Anschluss die Rechnung per Klick.
