Einleitung

Kennst du das? Montagmorgen, zwei Aufträge, und genau jetzt springt der Transporter nicht an. Oder der Mischer stirbt nach 20 Minuten, weil der Luftfilter dicht ist. Das kostet Nerven – und Tagesumsatz. In diesem Leitfaden zeige ich dir, wie du in 90 Tagen einen einfachen, soliden Wartungsplan für Fahrzeuge und Geräte aufbaust. Warum das zählt? Weil planbare Pflege Ausfälle verhindert, Kosten glättet und deine Mannschaft zuverlässig arbeiten lässt. Wie? Schritt für Schritt, mit Intervallen, Routinen und Praxisbeispielen, die auch in kleinen Teams funktionieren.

Inhaltsverzeichnis

• Wichtigste Erkenntnisse
• Warum Ein 90‑Tage‑Wartungsplan?
• Schritt 1: Bestand Erfassen Und Verantwortungen Klären
• Schritt 2: Intervalle Festlegen, Die Wirklich Passen
• Schritt 3: Routinen Für Woche, Monat, Quartal
• Schritt 4: Häufige Ausfallursachen Und Schnelllösungen
• Schritt 5: Kosten, Nachweise Und Kundenvertrauen
• FAQ
• Fazit

Wichtigste Erkenntnisse

• Planbare Wartung reduziert ungeplante Stillstände spürbar – viele Betriebe berichten von 1–2 Stunden weniger Ausfall pro Woche, sobald einfache Routinen greifen.
• Herstellerintervalle sind die Basis: Fahrzeuge oft alle 10.000–20.000 km oder jährlich; Kleingeräte häufig nach 50–200 Betriebsstunden.
• Ein wöchentlicher 15‑Minuten‑Check (Reifen, Flüssigkeiten, Sichtkontrolle) verhindert die typischen Pannenquellen wie schwache Batterien und unterfüllte Systeme.
• Rechtlich relevant: In der EU liegt die Mindestprofiltiefe bei 1,6 mm – alles darunter ist ein Risiko und ein Verstoß.
• Dokumentation zahlt sich aus: Saubere Wartungsnachweise stärken Gewährleistung, Versicherung und Vertrauen beim Kunden.

Warum Ein 90‑Tage‑Wartungsplan?

Viele kleine Unternehmen schieben Wartung, bis etwas kaputtgeht. Das Problem: Ausfälle treffen dich immer im falschen Moment und reißen Lücken in Tages- und Wochenpläne. Ungeplante Pannen fressen Zeit (oft einen halben Tag und mehr) und Geld (Abschleppen, Express-Ersatzteile, Umplanung der Crew).

Die Lösung: Ein leichter, aber konsequenter 90‑Tage‑Plan. Drei Monate reichen, um Bestände zu ordnen, Intervalle festzulegen und Routinen einzuschleifen. Danach läuft Wartung im Hintergrund – ohne Bürokratie-Overkill.

Beispiel aus der Praxis: Ein Zwei-Transporter-Betrieb hat nur einen wöchentlichen 15‑Minuten‑Check eingeführt (Reifendruck, Ölstand, Sichtprüfung). Nach vier Wochen fielen eine spröde Keilriemenfaser und ein schleichender Druckverlust auf. Beides wurde vor dem Ausfall behoben – zwei geplante Werkstattfenster statt zwei Notstopps.

Schritt 1: Bestand Erfassen Und Verantwortungen Klären

Problem

Ohne sauberen Überblick geht alles durcheinander: verschiedene Baujahre, unterschiedliche Servicehefte, Geräte mit Stunden- statt Kilometerintervallen. Folge: Es wird reaktiv statt planbar gewartet.

Lösung

• Alles katalogisieren: Fahrzeuge (Kennzeichen, VIN, km-Stand), Anbaugeräte, Kleingeräte (Seriennummer, Betriebsstunden), Akkusysteme, Kompressoren, Generatoren.
• Zuständigkeiten benennen: Wer checkt wöchentlich? Wer meldet Mängel? Wer bucht Werkstatttermine?
• Servicebelege und Manuals an einem Ort sammeln (digital reicht: Fotos/Scans).

Beispiel und Mini-Verbesserungsplan

Ein Tag reicht meist, um den Grundstock zu legen. Ab da wird es Pflege statt Nacharbeit.

Schritt 2: Intervalle Festlegen, Die Wirklich Passen

Problem

„Wir machen Ölwechsel, wenn’s passt.“ – So verpasst man Fenster oder wartet zu spät. Fahrzeuge ticken nach Kilometern/Monaten, Geräte nach Stunden. Dazu kommt dein Einsatzprofil (viel Kurzstrecke? Staub? Anhängerbetrieb?).

Lösung

• Herstellerangaben als Basis, Einsatzprofil als Korrektur.
• Auf einen Blick festlegen: Was ist wöchentlich, monatlich, quartalsweise fällig?

Richtwerte, die im Bau passen (immer Manual prüfen)

• Fahrzeuge: Ölservice häufig alle 10.000–20.000 km oder jährlich; Bremsflüssigkeit oft alle 2 Jahre; Kühlmittelwechsel typischerweise nach 4–5 Jahren.
• Zahnriemen: Je nach Hersteller etwa 90.000–210.000 km oder 5–7 Jahre – kritisch, bei Unklarheit früh prüfen lassen.
• Reifen: EU‑Mindestprofiltiefe 1,6 mm; für nasse/cold‑weather‑Einsätze praktisch ab 3–4 mm tauschen.
• Batterien: Üblich sind 3–5 Jahre Lebensdauer, Kurzstrecke und hohe Lasten verkürzen.
• Kleingeräte (Benzin): Ölwechsel oft alle 50 Stunden; Luftfilterkontrolle alle 25–50 Stunden, Wechsel häufig 100 Stunden.
• Kompressoren: Öl/Service je nach Modell etwa alle 200–500 Stunden; Wasserabscheider/Dryer-Filter monatlich prüfen.
• Reifendruck: Faustregel – pro 10 °C Temperaturabfall sinkt der Druck um etwa 0,1 bar.

Beispiel

Dein Transporter läuft viel Kurzstrecke und zieht gelegentlich einen Anhänger? Dann das untere Intervall wählen (z. B. 10.000 km) und zusätzlich alle 6 Monate einen Zwischencheck (Ölstand, Filter, Riemen) einplanen.

Schritt 3: Routinen Für Woche, Monat, Quartal

Problem

Zu lange Checklisten landen in der Schublade. Deine Crew braucht kurze, klare Routinen mit sichtbarem Nutzen.

Lösung

• Woche: 15–20 Minuten pro Fahrzeug/Gerät.
• Monat: 30–45 Minuten pro Fahrzeug, 15–30 Minuten pro Gerätegruppe.
• Quartal: 60–90 Minuten pro Fahrzeug für tieferen Check, Geräte nach Stundenplan.

Wöchentlicher 15‑Minuten‑Check (Praxis)

• Reifen: Sichtprüfung, Druck prüfen (inkl. Reserverad).
• Flüssigkeiten: Öl, Kühlmittel, Wischwasser, AdBlue falls vorhanden.
• Sicht: Riemenrisse, Leckspuren, lose Abdeckungen, Beleuchtung.
• Geräte: Luftfilter ausklopfen, Kabel/Stecker prüfen, Schutzhauben fest.

Monatlich

• Fahrzeuge: Bremsen Sichtkontrolle, Fahrwerk/Lenkspiel grob prüfen, Unterboden Roststellen sichten.
• Geräte: Öl nach Stundenplan, Zündkerze sichten, Luftfilter wechseln bei starker Staubbelastung.
• Akkupark: Ladezyklen und schwache Packs markieren, Lagerung zwischen 20–80% SoC.

Quartal

• Fahrzeuge: Service lt. Intervall, Innenraumfilter (besonders bei staubigen Einsätzen), Software-Checks in der Werkstatt.
• Kompressoren/Generatoren: Öl/Filter nach Stunden, Leitungen und Anschlüsse dichtigkeitsprüfen.

Beispiel

Ein Drei-Mann-Team hat montags die „Erst-Check“-Routine eingeführt: Jeder prüft „sein“ Fahrzeug/Set kurz vor Abfahrt. Ergebnis nach 6 Wochen: Kein einziger Werkstattnotfall, zwei planbare Termine (Bremse vorn, M+S‑Reifen fällig) rechtzeitig umgesetzt.

Schritt 4: Häufige Ausfallursachen Und Schnelllösungen

Problem

Die meisten Pannen haben einfache Ursachen – sie werden nur nicht früh gesehen.

Lösung

• Batterie schwach: Viele Kurzstrecken, Kälte, Zusatzverbraucher. Lösung: Belastungstest vor Winter, prophylaktisch nach 3–5 Jahren tauschen.
• Reifen: Unterdruck und einseitiger Abrieb. Lösung: Druck monatlich prüfen; bei <3–4 mm (praktisch) erneuern; Spur prüfen lassen.
• Luftfilter (Geräte): Staub setzt zu, Motor läuft fett/schwach. Lösung: Sichtkontrolle wöchentlich, Wechsel 50–100 h.
• Riemen: Mikrorisse, Pfeifen. Lösung: Sichtprüfung, bei Rissbild sofort tauschen.
• Kraftstoffprobleme: Kondenswasser in Kanistern, alter Sprit. Lösung: Frische Kanisterrotation, Filter prüfen, Winterzusätze beachten.

Beispiel

Kompressor fiel jeden zweiten Freitag aus – Ursache: Wasser im Druckluftsystem. Abhilfe: Tägliches Ablassen der Kondensate, monatlicher Filterwechsel. Seitdem keine Ausfälle; der Monteur spart pro Woche etwa 30 Minuten Such- und Entstörzeit.

Schritt 5: Kosten, Nachweise Und Kundenvertrauen

Problem

Wartung wirkt wie „nur Kosten“. Ohne Zahlen und Nachweise siehst du den Nutzen nicht – und Kunden auch nicht.

Lösung

• Einfaches Budget: Viele Betriebe reservieren einen kleinen Prozentsatz des Jahresumsatzes (z. B. 1–2%) für Wartung/Verschleiß – so kommen Ersatzteile nicht überraschend.
• Nachweise bündeln: Servicebelege, Fotos der Arbeiten, Teilelisten – alles griffbereit.
• In Angebote integrieren: Zeig, dass du mit gewartetem Fuhrpark planbar arbeitest (gerade bei Termindruck).

Praxis + Donizo‑Hinweis

Wenn du Wartungs- und Verfügbarkeitszusagen im Angebot erwähnen willst, mach’s direkt nach dem Aufmaß: Mit Donizo sprichst du deine Baustelleninfos einfach ins Handy, fügst bei Bedarf Fotos an und erzeugst daraus eine professionelle Angebots-PDF. Der Kunde kann digital unterschreiben (rechtskräftige E‑Signatur). Nach Annahme wandelst du das Angebot per Klick in eine Rechnung um und behältst Zahlungen im Blick – ohne erneut abzutippen. Das spart dir üblicherweise 30–60 Minuten Admin pro Auftrag und hält deinen Kopf frei für die eigentliche Arbeit.

FAQ

Wie oft sollte ich Öl wechseln, wenn ich viel Kurzstrecke fahre?

Bei viel Kurzstrecke und Stop‑and‑Go empfiehlt sich meist das untere Herstellerintervall (oft 10.000 km oder 1 Jahr). Öl altert schneller, weil der Motor selten auf Betriebstemperatur kommt. Wenn unsicher: Ölzustand prüfen lassen und nicht aufschieben.

Reicht eine Sichtkontrolle der Reifen?

Für den Alltag ja – plus monatliche Druckprüfung. Achte auf ungleichmäßigen Abrieb und Profiltiefe. In der EU sind 1,6 mm das Minimum, praxisgerecht tauscht man bei Nässe/Kälte oft schon ab 3–4 mm. Vergiss das Reserverad nicht.

Wie dokumentiere ich Wartung ohne extra Software?

Fotos der Belege/Arbeiten, kurze Notiz mit Datum/Kilometer oder Betriebsstunden – alles in einem Ordner je Fahrzeug/Gerät. Diese Infos kannst du bei Bedarf in Angebote einfließen lassen; mit Donizo formulierst du sie per Spracheingabe direkt als klare Angebotspositionen und der Kunde unterschreibt digital.

Werkstatt oder Inhouse – was ist besser?

Kritische und sicherheitsrelevante Arbeiten (Bremsen, Zahnriemen, elektrische Diagnosen) gehören in die Werkstatt. Einfache Checks (Filter, Flüssigkeiten, Reifendruck) kannst du intern machen. Viele mischen beides: wöchentliche Checks im Team, planbare Services in der Werkstatt.

Wie setze ich Betriebsstunden an Geräten ohne Zähler an?

Realistisch schätzen: Einsätze pro Woche x durchschnittliche Laufzeit. Alternativ günstigen Stundenzähler nachrüsten. Wichtig ist Konsistenz – damit Intervalle greifen.

Fazit

Wartung ist kein Selbstzweck – sie ist dein Versicherungsschein gegen Ausfälle. Mit einem klaren 90‑Tage‑Plan, realistischen Intervallen und kurzen Routinen hältst du Fahrzeuge und Geräte zuverlässig am Laufen. Starte diese Woche mit Bestandsaufnahme und wöchentlichem 15‑Minuten‑Check; in drei Monaten ist das Ganze Alltag. Und wenn du deine Verlässlichkeit schon im Angebot zeigen willst: Mit Donizo sprichst du Leistungen per Stimme ein, verschickst eine saubere PDF mit E‑Signatur‑Option und wandelst die Zusage später in eine Rechnung – ohne Doppelerfassung. So bleibt mehr Zeit für Baustelle statt Büro.