Introduzione

Se oggi costruisci i preventivi con Excel, salvi in PDF e mandi via email, sei in buona compagnia. Funziona, ma è lento e pieno di passaggi manuali. Qui mettiamo a confronto il flusso classico (Excel + PDF + email) con Donizo, che ti fa dettare voce, aggiungere testo e foto e sputa fuori una proposta pronta da inviare e firmare online. L’obiettivo è semplice: capire quando Excel va bene, quando ti frena e come scegliere l’approccio giusto in base ai tuoi cantieri e al tuo volume di proposte.

Indice

• Punti Chiave
• Quando Excel Funziona E Quando Ti Freni
• Donizo In Pratica: Voce a Proposta Fino Alla Fattura
• Confronto Diretto: Caratteristiche E Tempi
• Pro E Contro Onesti
• Scenari D'Uso: Scegli In Base Al Tuo Cantiere
• FAQ
• Conclusione

Punti Chiave

• In generale, passare da Excel a una proposta dettata a voce riduce i tempi di preparazione da 30–60 minuti a 10–15 minuti per preventivo.
• Comunemente, le firme digitali riducono il time-to-yes di 1–3 giorni perché il cliente firma dal telefono senza stampe.
• Molti contractor notano più accettazioni quando il PDF è coerente e brandizzato; in generale l’aumento è spesso nell’ordine del 10–20%.
• In generale, la conversione 1‑click da proposta a fattura taglia 20–30 minuti di amministrazione per lavoro.
• Se lavori in più lingue o vuoi stimare i margini prima di inviare, le opzioni Autopilot (template avanzati, stima margine, multilingua) accelerano e danno controllo.

Quando Excel Funziona E Quando Ti Freni

Il problema

Excel è flessibile, ma ti costringe a:

• copiare/incollare dati da note, foto e mail;
• sistemare formattazioni ogni volta;
• rincorrere firme stampate/scansionate.

In generale, questo genera errori di copia e tempi morti. È comune vedere proposte ferme in posta del cliente per giorni solo perché deve stampare e firmare.

La soluzione

Usa Excel quando:

• fai pochi lavori spot e personalizzazioni estreme;
• devi allegare calcoli particolarissimi non standardizzati;
• il cliente richiede un suo modello rigido.

Passa a un flusso a voce quando vuoi rapidità, coerenza e firme immediate senza burocrazia.

Esempio reale

Molti artigiani riferiscono che, con Excel, preparare un PDF pulito richiede 30–60 minuti tra formattazioni e allegati. Con un flusso a voce ben strutturato, la raccolta dati e la bozza iniziale scendono comunemente a 10–15 minuti.

Donizo In Pratica: Voce a Proposta Fino Alla Fattura

Il problema

Raccogliere dati completi in sopralluogo e trasformarli in una proposta che il cliente capisce e firma subito è la parte più lenta del ciclo vendita.

La soluzione

Con Donizo registri voce, aggiungi testo e foto, e generi una proposta professionale in pochi minuti.

• Voce, testo e immagini si trasformano in una proposta chiara.
• Invio via email con accesso al portale cliente.
• Firma digitale integrata, legalmente vincolante.
• Con i piani a pagamento: branding personalizzato, modelli, report e conversione 1‑click in fattura con tracciamento pagamenti.

Esempi pratici

• È comune che, usando la dettatura, tu risparmi 15–30 minuti di digitazione a proposta e riduca gli errori perché parli come spieghi al cliente in cantiere.
• In generale, le e‑signature tagliano 1–3 giorni d’attesa: niente stampe, niente “passo domani a firmare”.
• Con Ascension e Autopilot, il branding coerente e i template riducono rielaborazioni e back‑and‑forth di mail.

Confronto Diretto: Caratteristiche E Tempi

Cosa significa sul campo

• In generale, 5 proposte a settimana: il passaggio a voce può liberare 2–3 ore settimanali.
• Comunemente, il 1‑click verso fattura toglie 20–30 minuti per lavoro e riduce errori di trascrizione.

Pro E Contro Onesti

Excel + PDF Manuale

Pro

• Massima libertà di impaginazione e calcolo su casi particolari.
• Nessun canone se usi strumenti già in casa.
• Utile per una tantum o commesse molto atipiche.

Contro

• Tempi lunghi, alto rischio di errori di copia.
• Firma lenta (stampa/scansione) e più rifiuti per “fatica” del cliente.
• Proposte spesso poco coerenti nel look; in generale questo abbassa la fiducia percepita.
• Nessun 1‑click verso fattura; tracciamento pagamenti frammentato.

Donizo

Pro

• Voce → proposta in minuti; meno digitazione, meno errori.
• Invio con portale cliente ed e‑signature integrata: in generale il time‑to‑yes cala di 1–3 giorni.
• Con Ascension: branding, template base, analytics, fatture e pagamenti in un unico posto.
• Con Autopilot: template avanzati, stima margine, multi‑lingua, report di lavoro.

Contro

• Se devi impaginare schemi fuori standard estremi, potresti voler allegare file esterni.
• Il piano gratuito esporta PDF con watermark; per branding pieno serve un piano a pagamento.

Scenari D'Uso: Scegli In Base Al Tuo Cantiere

1. Artigiano singolo, 3 preventivi a settimana

• Problema: il sabato mattina se ne va tra Excel e PDF.
• Soluzione: Discover di Donizo per dettare la proposta, firma digitale e invio in un’unica soluzione.
• Esempio: è comune risparmiare 1–2 ore a settimana e chiudere prima i lavori piccoli perché il cliente firma dal telefono.

2. Impresa con 4 squadre, 15 preventivi a settimana

• Problema: coerenza di brand, tempi di preparazione, tracciamento pagamenti.
• Soluzione: Ascension per branding, template base, analytics e conversione a fattura con tracciamento pagamenti.
• Esempio: in generale, la standardizzazione fa scendere i tempi per proposta a 10–15 minuti e aiuta a seguire i preventivi “freddi” prima che scadano.

3. Lavori con clienti internazionali o seconde case all’estero

• Problema: lingua e disponibilità del cliente a firmare.
• Soluzione: Autopilot per multi‑lingua, template avanzati e stima margine prima dell’invio.
• Esempio: comunemente, le firme arrivano in giornata perché il cliente legge nella sua lingua e firma online.

4. Commessa complessa con molte varianti

• Problema: versioni di Excel che si moltiplicano e calcoli nascosti.
• Soluzione: usa Donizo per la proposta principale e allega, quando serve, i calcoli specialistici come PDF separati. Con Autopilot, verifica il margine stimato prima di inviare.
• Esempio: in generale, riduci il back‑and‑forth a metà perché la proposta è chiara e le varianti sono spiegate bene.

FAQ

Posso restare su Excel e usare solo la firma digitale?

Sì. Con Donizo (piano Discover) puoi creare proposte illimitate con input voce/testo/foto ed e‑signature integrata, ed esportare in PDF con watermark. Se vuoi branding completo e PDF senza watermark, passa ad Ascension.

Quanto tempo si risparmia davvero?

In generale, chi passa da Excel a Donizo riferisce 20–40 minuti in meno per proposta. Su 5 proposte a settimana sono 2–3 ore liberate per sopralluoghi o cantiere.

Le firme digitali sono valide?

Sì. Donizo integra la firma elettronica per un’accettazione legalmente vincolante. Il cliente firma in pochi tocchi da telefono o PC senza stampare né scannerizzare.

Posso creare la fattura subito dopo l’accettazione?

Con i piani Ascension e Autopilot puoi convertire una proposta accettata in fattura con un click e tracciare i pagamenti nello stesso sistema.

Faccio lavori in più lingue: come mi muovo?

Autopilot include il supporto multi‑lingua. Prepari la proposta nella lingua del cliente e mantieni la stessa struttura e branding con template avanzati.

Conclusione

Excel resta utile per casi particolari, ma appena il volume aumenta o vuoi ridurre i tempi morti, un flusso voce → proposta → firma → fattura fa la differenza. In generale, aspettati proposte più rapide, meno errori e decisioni del cliente più veloci di 1–3 giorni. Se vuoi provare un flusso snello, inizia da Donizo: detti la proposta, la invii dal portale cliente, ottieni la firma digitale e, con i piani giusti, trasformi l’accettazione in fattura con tracciamento dei pagamenti.