Acabe com a confusão de versões em propostas. Passos práticos, exemplos reais e ferramentas para fechar mais rápido e sem disputas.
Abandone a burocracia e recupere o seu tempo com Donizo.
Profissionais em toda a Europa confiam no Donizo para gerir os seus orçamentos e faturas enquanto se concentram no que fazem de melhor: o seu ofício.
Já lhe aconteceu o cliente citar a “versão final”… que afinal não era a última? Versões perdidas geram trabalhos não previstos, descontos forçados e atrasos no arranque. Aqui vai o que realmente funciona: um sistema simples de nomes, um registo de alterações curto, assinatura digital para “congelar” o escopo e um fluxo rápido para rever e reenviar propostas sem dor. Em poucas palavras: menos confusão, mais aceitação e margens protegidas.
Versões soltas em e-mails, nomes diferentes do mesmo ficheiro, mudanças não registadas. Resultado? O cliente aprova a “V2”, o instalador trabalha com a “V3 rascunho”, e a equipa de faturação vê outra. É comum ver:
Consequências no terreno:
Pequena remodelação de WC: o cliente troca a torneira para modelo embutido entre a V2 e V3. Sem registo, a equipa tratou como “incluído”. A obra atrasou meio dia e o empreiteiro absorveu o custo. Uma simples nota de alteração teria evitado a discussão e o custo extra.
Comece por um formato que seja óbvio para todos e igual em todos os trabalhos.
Em geral, uma convenção de nomes clara poupa 30 a 50 minutos por revisão, entre procura de ficheiros e alinhamento interno.
| Aspeto | Estado Atual | Melhoria |
|---|---|---|
| Nome do ficheiro | “Orcamento_final(2).pdf” | “Silva_RuaOliveira23_Pintura_V003_20250312.pdf” |
| Localização | E-mails dispersos | Repositório único + portal de cliente |
| Identificação | Sem data/versão | Versão e data no nome e no cabeçalho |
Revisão de cozinha: renomeie a nova proposta para V004 e coloque “V004” visível no cabeçalho. Todos, do comercial ao instalador, sabem qual é a última.
Sem histórico, a discussão é infinita. Com 3 a 5 linhas objetivas, fecha-se o tema.
Muitos empreiteiros indicam que um registo de alterações simples reduz o back‑and‑forth por e-mail em cerca de metade e evita descontos “para fechar a conversa”.
Na V003, o cliente pediu tinta lavável em vez de plástica. Sem registo, a discussão custou dois telefonemas e uma visita extra. Com a nota de alteração, a aceitação veio no mesmo dia.
A versão só “existe” quando está assinada. Assinatura digital dá data, hora e documento certo.
No Donizo, gera o PDF, envia por e-mail com acesso ao portal do cliente e recolhe a e‑signature legalmente válida. Assim que a proposta é aceite, converte em fatura com um clique se estiver no plano com faturação. Em geral, este fluxo poupa 10 a 20 minutos por trabalho na transição proposta→fatura e elimina “qual versão foi assinada?”.
Se a revisão demora, a versão multiplica. Capture no local e gere a nova proposta de imediato.
Com o fluxo de Voz→Proposta do Donizo, capta voz, texto e fotos e sai com uma proposta formatada. No plano gratuito, pode emitir propostas ilimitadas e recolher e‑signature (PDF com marca de água). Nos planos pagos, adiciona branding sem marca de água e, se precisar, controlo de pagamentos e faturação.
Nem tudo é “nova versão”. Escolher o formato certo evita inchaço de versões.
Use três dígitos (V001, V002) e nunca reutilize números. Inclua a data de emissão no nome e mostre a versão no cabeçalho do PDF. Isto elimina “qual é a última?”.
Revisão quando altera preço/prazo dentro do mesmo escopo antes da assinatura. Adenda quando o cliente pede algo pequeno após a aceitação. Se virar outro trabalho, crie um novo pedido separado.
Responda com o link da proposta mais recente (portal) e destaque a secção “Alterações nesta versão”. Em geral, isto encerra a discussão sem descontos.
O que mudou, porquê, impacto no preço e no prazo. Três a cinco linhas chegam. Evite parágrafos vagos; seja objetivo.
Normalmente não. Explique que é o mesmo compromisso que assinar em papel, só que mais rápido e com prova clara do que foi aprovado. Muitos clientes preferem assinar no telemóvel em minutos.
Caos de versões não é “parte do jogo”. Com nomes padronizados, registo de alterações simples, assinatura digital e um fluxo rápido para revisões, dá para fechar mais rápido e sem disputas. Quer poupar tempo? Use a captação por voz, texto e fotos do Donizo para gerar a proposta no próprio dia, enviar com portal de cliente e recolher e‑signature. E quando o cliente aceitar, converta para fatura num clique nos planos com faturação. Menos e-mails, mais obras em andamento e margens protegidas.
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